自动化使用帮助

自动化可以在设置的触发条件以及执行动作后自动运行。可用于自定义提醒，以及自动添加联系人等操作。

场景1：收集表单时，成员新增记录/修改记录时，发送给群内指定管理员提醒；

场景2：客户填写表单后，可以自动存储为[联系人]，方便客户维护；

场景3：按照表单上的计划截止时间触发表单提醒，提醒管理员关注表单情况；

场景4：每日提醒管理员检查表单填写完成情况

……

当前，万能表单与应用都包含自动化功能。本功能仅支持电脑端设置。

下面我们看如何使用自动化。

1、使用自动化

1.1 进入自动化

万能表单：

进入表单详情页，点击【管理→修改→自动化】

应用内：

进入应用界面，左下角为自动化入口

1.2 设置自动化

进入自动化，【我的】页面可看到当前表单/应用的自动化任务有哪些。右上角创建空白自动化，也可以按照模板创建自动化。

上图可以看到，左侧是需要先设置的触发条件，右侧是后设置的执行条件。

触发条件：

1.新增记录/修改记录

①选择新增记录/修改记录；

②选择记录所在的表单（仅应用自动化需要，万能表单中无需选择）；

③选择触发的记录范围

2.基于记录中的日期

本项在到达记录中的日期时，将会触发操作。

①选择“基于记录中的日期”；

②选择记录所在的表单（仅应用自动化需要，万能表单中无需选择）；

③设置题目条件；

④选择触发的记录范围

3.定时触发

①选择“定时触发”；

②选择记录所在的表单（仅应用自动化需要，万能表单中无需选择）；

③设置定时周期以及触发时间

执行操作：

1.推送到企业微信

①选择推送到企业微信；

②粘贴[企业微信机器人webhook地址]；

③设置发送内容，可按需插入操作人、表单名称和表单链接；

④设置提醒成员：按照手机号或者通知全体成员；

2.推送到钉钉

①选择推送到钉钉；

②粘贴[钉钉微信机器人webhook地址]，创建钉钉机器人时，安全设置请选择自定义关键词；

③设置发送内容，其中钉钉机器人目前有关键词要求，请在发送内容中涵盖相关内容；

④设置提醒成员：按照手机号或者通知全体成员；

3.发送短信通知

①选择发送短信通知；

②填写接收短信的手机号，一行一个或用逗号分隔；

③确保团队有短信余量（不为0），不够可点击“立即购买”

4.把填写人同步至联系人

①首先需要表单内设置好姓名、手机等相关字段；

②选择“把填写人同步至联系人”；

②确定要同步的字段，如姓名、手机号、邮箱

在设置好内容后，填写自动化名称。如果此时需要启用点击“保存并启用”

1.3 运行自动化任务

表单/应用内设置好的任务会出现在“我的”中，创建好的任务支持编辑、复制、删除，【查看日志】功能可以看到自动化任务的执行情况。

如果某个任务不再需要，可点击右侧开关进行关闭。

2、自动化任务配置举例

2.1 每天定时提醒成员填写表单

①打开表单自动化功能

②选择【定时触发】

③设置发送到群内，并通知所有人“@all”

2.2 将新增填写人补充成联系人

表单需要预置填写人以及手机号码格式的字段

①选择需要自动化的表单

②选择新增记录

③选择联系人对应关系

2.3 计划截止前提醒

可直接使用表单内日期字段，也可使用表单的填写时间和最后更新时间

①选择需要自动化的表单

②选择【基于记录中的日期】

③设置题目条件：选择字段，设置记录所填写日期前具体哪天几点触发